Compte tenu des mesures de distanciation sociale en vigueur, vous devrez peut-être annuler votre prochaine assemblée générale annuelle (AGA). Toutefois, à titre d’organisation constituée en société, vous avez la responsabilité d’en tenir une. Dans le cadre de cette AGA, vous devrez être en mesure de tenir des discussions « en temps réel » et d’assurer la confidentialité des votes liés à certains enjeux.
Que faire alors?
Commencez par relire vos règlements administratifs afin de connaître les exigences qui s’appliquent à la tenue des AGA. Consultez ensuite les informations publiées par votre gouvernement provincial ou territorial au sujet de la COVID-19 afin de savoir si des mesures d’urgence sont en vigueur dans votre province ou territoire. Certaines provinces ont allongé les délais pour la présentation des AGA tandis que d’autres permettent désormais la tenue d’AGA virtuelles même lorsque les règlements administratifs l’interdisent. Enfin, explorez les options virtuelles qui s’offrent à votre organisation pour la présentation de votre AGA.
Tenir une AGA virtuelle
Avec la multiplication des plateformes Web, les AGA virtuelles s’imposent de plus en plus comme la norme. Elles peuvent recourir au partage de vidéos ou d’écran (souvent appelé « webinaire »), à une téléconférence (où plusieurs personnes communiquent par téléphone sur une seule ligne), voire les deux. Avant de commencer votre recherche de plateforme ou de programme, il est important d’évaluer vos besoins.
Facteurs à considérer
- Coûts : Évidemment, plus une plateforme propose des fonctionnalités et des avantages, plus elle coûte cher. Il est coutume chez les fournisseurs d’offrir des plateformes pouvant accueillir « jusqu’à 1 000 utilisateurs », mais qu’en vérité elles sont limitées à 10 utilisateurs; il faut payer un supplément pour avoir accès à 1 000. Lisez attentivement les petits caractères et vérifiez bien si la version qui vous intéresse contient toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
- Quorum : Votre règlement administratif établit peut-être un nombre minimum de participants pour constituer un quorum. Assurez-vous de pouvoir réunir suffisamment de participants avant de faire le saut vers les assemblées virtuelles.
- Vote : Votre règlement administratif encadre peut-être aussi les votes (confidentiels ou non). Vérifiez si la plateforme choisie vous permet de voter confidentiellement.
- Scrutateurs : Si vous devez passer au vote durant l’AGA, il est important de demander à une personne de veiller à l’exactitude des résultats. Vérifiez si la plateforme permet à plusieurs personnes impartiales de surveiller le processus de vote.
- Nombre de participants : Le prix varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs. Assurez-vous que la plateforme permettra à tous les participants d’assister à l’AGA, peu importe le nombre réel de participants. Il serait absurde de choisir une plateforme limitée à 50 utilisateurs si vous attendez 60 participants.
- Temps : Une assemblée virtuelle réunira probablement des membres dans différents fuseaux horaires. De plus, certaines plateformes utilisent automatiquement le fuseau horaire de la région où elles ont été créées (par exemple, une plateforme créée en Californie pourrait utiliser par défaut l’heure avancée du Pacifique). Assurez-vous d’avoir et d’annoncer la bonne heure!
- Problèmes techniques : Comme avec toutes autres technologies, personne n’est à l’abri d’un souci technique. Assurez-vous d’avoir une bonne connexion Internet, un appareil récent (ordinateur, tablette, iPad) et un système audio (via une ligne téléphonique ou sur la plateforme). Testez votre plateforme avant la réunion et comparez les différentes solutions (ordinateur ou tablette, ligne téléphonique ou système audio intégré; réseau sans fil ou connexion Ethernet).
Voici quelques plateformes qui pourraient vous être utiles :
Peu importe la plateforme que vous choisissez, il est très important de procéder à un test avec les participants avant l’AGA, car vous pouvez être sûr qu’au moins un d’entre eux éprouvera de la difficulté à se connecter. Il est recommandé de commencer par une « simulation » d’assemblée pour que les participants puissent résoudre tous les problèmes potentiels avant l’AGA.